Компания № 1

На рынке тайм-менеджмента
  • +7 916 118 19 77

Клиенты

Корпоративное внедрение: Система-ГАЛС

"Система-Галс" учреждена в 1994 году для консолидации и управления активами АФК "Система" в сфере недвижимости и строительства.

Комплекс предоставления девелоперских услуг предполагает четкую систему, контролирующую все этапы жизненного цикла объекта недвижимости, начиная от формирования концепции и заканчивая участием в управлении готовым объектом.

Лидерство компании «Система-Галс» на рынке обеспечивает эффект синергии, получаемый за счет комплексности и качества услуг, оказываемых в четырех бизнес-направлениях: девелопмент, управление проектами и строительством, управление активами, управление объектами недвижимости.

Ситуация.
«Девелопмент для нас - не просто строительство объектов с целью получения прибыли, а создание таких объектов, которые будут расти в стоимости сами и увеличивать привлекательность и стоимость этих территорий, поэтому мы заинтересованы в наиболее эффективном ведении проектов, их прозрачности и полном соответствии срокам, - рассказывает Игорь Николаевич Кащеев, вице-президент компании Система-ГАЛС, руководитель Комплекса управления активами. – В качестве корпоративной информационной системы в компании внедрен Exchange Server в связке с MS Outlook, однако он используется сотрудниками прежде всего как почтовая программа (электронная почта у нас – основной инструмент внутренних коммуникаций), некоторые сотрудники веду т свои календари. Таким образом, мы оставили в стороне самые полезные возможности Outlook».

Гавриил Королев, руководитель Департамента земельно-имущественных отношений замечает: «Специалисты компании Организация Времени провели обучение сотрудников максимально эффективному использованию возможностей Outlook, но для работы с поручениями – даже богатого функционала Outlook оказалось недостаточно, чтобы охватить все наши задачи – от оперативных поручений до стратегических проектных задач. Мы по-прежнему видели часть задач в Outlook, часть – в системе электронного документооборота, также создавались Excel и Word отчеты о задачах самими сотрудниками, то есть единой системы декомпозиции задач не было. Нас заинтересовало предложение компании Организация Времени по автоматизации бизнес-процессов работы с задачами Outlook конкретно под нашу деятельность и было принято решение о создании специальной надстройки, позволяющей видеть абсолютно все задачи в одном окне, с удобными обзорными представлениями. Позднее, в ходе разработки, мы значительно расширили возможности надстройки и превратили ее в очень функциональный программный продукт, рассчитанный под решение бизнес задач девелопмента. Главная отличительная особенность надстройки – возможность декомпозиции задач, не предусмотренная штатными возможностями Outlook».

Решение.
В Системе-ГАЛС было решено внедрить надстройку для Outlook, позволяющую в специальном отдельном от основной программы интерфейсе отображать всю информацию относительно оперативных и проектных задач в привязке к ответственным, департаментам, проектам и глобальным задачам проекта. Надстройка позволяет выполнять декомпозицию задач при любом уровне вложенности: от большой проектной задачи до конкретного оперативного поручения.

«Нам было важно не только полностью сохранить функциональные возможности Outlook, такие как календари, задачи и почта, но и интегрировать внедряемую систему с действующими календарями и списками почтовых сообщений, - вспоминает Гавриил Королев, - поэтому надстройка «в режиме ожидания» представляет собой дополнительную панель в Outlook, но события, связанные с задачами, вносятся в действующие календари сотрудников, напоминания приходят на штатную электронную почту».

Нажав кнопку «Общие задачи» пользователь попадает в специально разработанный интерфейс работы с задачами, дающий более широкие возможности по сравнению со стандартными представлениями Outlook:

Как видно, задачи могут не только относиться к проектам, но быть «оперативными», то есть относиться только к департаментам и ответственным. Создание проектов, задач и подзадач, а уровень вложенности подзадач неограничен, выполняется нажатием соответствующих кнопок на панели:

Надстройка помимо фиксированного набора представлений имеет инструменты для гибкой настройки отбора, сортировки и группировки задач, позволяющие быстро формировать любые выборки задач:

Например, чтобы увидеть задачи по какому-либо проекту, порученные мне, срок которых истекает на этой неделе, достаточно включить соответствующее представление.

Елена Казанцева, референт руководителя Комплекса управления активами отмечает: «Нас поразила эргономичность приложения: карточки задач содержат только необходимые поля, максимум рутинных действий пользователя (выбор департаментов, проектов, создание календарных планов, экспорт в Excel, рассылка напоминаний ответственным) автоматизировано.

Экспорт в Excel производится по запросу пользователя в настроенный корпоративный шаблон с соблюдением всех требований к внутренней документации компании. Информация о задачах экспортируется и автоматически формируется итоговый документ по схеме: «Аналитическое представление задач Готовый документ Excel»

Таким образом, мы имеем возможность одним кликом мыши получить готовый аналитический отчет по задачам в любом корпоративном разрезе.

Отдельного внимания заслуживает система создания календарных планов по задачам. Здесь имеет место четко выстроенный бизнес-процесс: руководитель при создании задачи нажатием кнопки «Потребовать создания календарного плана» требует у ответственного предоставления плана выполнения задачи, исполнитель в специальной форме вносит основные шаги выполнения задачи и сроки исполнения (на этом этапе возможно дальнейшее делегирование задачи)

Далее план отправляется на согласование руководителю, от которого в данном случае требуется только акцепт либо отправление на доработку.

 

После утверждения календарного плана, все события, связанные с выполнением задачи автоматически появляются в календаре исполнителя».

Стоит отметить, что любая задача может быть открыта прямо из календаря двойным кликом по соответствующему событию – это дает возможность сотрудникам видеть свои текущие задачи, не теряя времени на их поиск в общем хранилище.

Специалистами Организации Времени разработан и внедрен Корпоративный стандарт использования надстройки. Данный документ является простым и понятным руководством пользователя с краткими пошаговыми инструкциями. Разработано также руководство администратора с описанием возможностей по быстрому внесению изменений и дополнений в программу, удаленному централизованному обновлению программы на компьютерах пользователей.

На этапе внедрения и после него предусмотрена быстрая и оперативная система технической поддержки (ServiseDesk), осуществляемая консультантами Организации Времени.

Результаты.
Игорь Николаевич Кащеев отмечает: «После внедрения надстройки у нас и наших сотрудников появилась возможность четко отслеживать исполнение задач по проектам, быстро реагировать на оперативные поручения. Надстройка структурирования задач позволила значительно разгрузить топ-менеджмент в части контроля «провисающих» поручений – мы всегда видим ситуации, когда выполнение задачи не начато в срок, либо ответственный заложил заведомо недостаточные резервы времени для решения сложной задачи».

Гавриил Королев продолжает: «Мы получили отличный инструмент обзора задач, дающий широкие возможности для анализа рабочей ситуации в компании, а также автоматического формирования аналитических и отчетных документов в популярных офисных форматах Word и Excel, что экономит нам большое количество времени. Теперь управление процессами назначения поручений и управление проектами прозрачно и понятно за счет реализованной системы декомпозиции задач, а также объединено в одном интерфейсе MS Outlook».

Глеб Архангельский рекомендует:

Прочитайте книгу по тайм-менеджменту

узнать больше

Наши
клиенты

Сбербанк
Обучение тайм-менеджменту по методикам Г.А.Архангельского

Все клиенты