О компании

Помогают понять, на сколько понизить сотрудникам зарплату

Федор Сваровский
Ведомости
15 октября 2002

        С точностью до шести минут

        Каждую неделю консультант компании BKG Profit Technology Наталия Петухова тратит 5 - 10 мин на заполнение небольшого листка под названием timesheet. В ее компании составление таймшитов - обязательная процедура для каждого сотрудника. Он должен расписать, когда и какая работа им выполнялась в течение недели, с точностью до двух часов, и отдать своему непосредственному руководителю. Руководитель уже знает, сколько часов или минут согласно нормативам компании должно уходить на ту или иную операцию. "Если сотрудник тратит два часа на то, что должно длиться не более получаса, он должен объяснить причины", - говорит Марк Федин, президент BKG. Если же такое происходит с работником постоянно, встает вопрос о его компетентности - возможно, стоит понизить ему зарплату.

        Технологии учета временных затрат чаще всего используют клиентские компании - консультационные, юридические, аудиторские, PR-агентства и т. п. В этих сферах бизнеса основной ресурс - это время специалиста. "Чем раньше он закончит работу с одним клиентом, тем раньше начнет другой проект", - говорит старший консультант компании "ЭКОПСИ Консалтинг " Павел Безручко. Как рассказал финансовый директор PricewaterhouseCoopers в России Руди Линардс, сотрудники его компании ежедневно пишут отчеты о том, сколько времени (с точностью до unit, равного шести минутам) потрачено на клиентов. Два раза в месяц эти документы проверяются и подписываются менеджерами и партнерами PwC, после чего отправляются в финансовый отдел на обработку.

        Однако учетом времени сотрудников занимаются и производственные компании. Это делают, например, Coca-Cola и "Вимм-Билль-Данн".

        Благодаря учету времени компания может понять, насколько загружены ее сотрудники, контролировать их работу, а также определять нормативы в отношении того, сколько времени нужно потратить для выполнения тех или иных работ. По словам Марка Федина, это нужно, чтобы зарплата работника оправдывала затраченные им время и усилия.

        Самих сотрудников регулярные отчеты не очень утомляют. По словам Петуховой, это даже помогает планировать время. "Посмотрев на временные затраты за неделю, я могу заранее рассчитать, сколько мне времени понадобится для выполнения той или иной работы", - говорит она.

        Временные дыры

        Помимо контроля за сотрудниками и расчета стоимости услуг дотошный учет рабочих часов и минут иногда позволяет узнать причины снижения эффективности работы фирмы. Например, в одной из компаний - клиентов Института организационного консультирования - подсчитали, что 25 - 30% времени менеджеров отнимают действия, которые находятся в зоне ответственности их подчиненных, а до 25% можно вообще считать потерянными. В данном случае нужно наполовину сократить зарплаты менеджеров либо заняться повышением эффективности использования времени, считает директор института Юлия Кристова. Вообще, по словам Кристовой, в отечественных компаниях, где не занимаются хронометражом, до 20 - 40% времени тратится впустую.

        Руководители начинают подсчитывать рабочие часы, чтобы оценить эффективность работы сотрудников и подразделений. По словам директора по маркетингу IBS Екатерины Шапочки, в ее компании практику учета времени используют, чтобы определить, выполнение каких функций занимает слишком много времени и может быть передано на аутсорсинг. Это позволяет также планировать численность персонала. "Зная среднее время обработки одной платежки, мы узнаем, сколько нужно компании бухгалтеров на данном участке работы", - объясняет директор по персоналу компании "Вимм-Билль-Данн" Дмитрий Куприянов.

        Как объясняет руководитель направления тайм-менеджмента санкт-петербургской компании "Включенное консультирование" Глеб Архангельский, учет времени также очень помогает в мотивации к поддержке организационных изменений. Взглянув на себя со стороны, люди ужасаются и начинают не только перестраивать свое отношение ко времени, но и видеть изъяны в бизнес-процессах.

        Полезное соотношение

        Чтобы хронометраж принес ожидаемый эффект, имеет смысл заранее определить, какой цели компания хочет достигнуть с его помощью. Например, добиться того, чтобы 60% времени сотрудник тратил на работу над проектами клиентов, а 40% - на подготовку, обучение и внутренние проекты, говорит генеральный директор Alpha Integrator - BAAN Eurasia Илья Лоевский.

        Хотя некоторые компании успешно пользуются бумажными отчетами о потраченном времени, соответствующие модули, позволяющие подсчитывать и анализировать использование этого ресурса, есть, как правило, в управленческом программном обеспечении и программах бухучета. Существуют и специальные программы - Journyx Timesheet (бесплатная программа, работающая на базе Linux) , WinSTAR (работающая на базе Windows) и т. п.

        Там, где не работает таймшит

        Использование отчетов о потраченном времени - вещь несложная. Ответственность за внедрение и использование технологии учета времени может лежать как на линейных менеджерах, так и на одном из отделов - персонала, финансовом или IT. Все зависит от поставленных задач. Главное - чтобы сбор этих данных контролировался, а результаты внедрения этой технологии действительно использовались руководством. Задыхавшийся от серых будней человек, незнающий как себя развлечь, онлайн видеочат с девушками поможет почувствовать одну из радостей жизни, ведь это то что может действительно отвлечь от проблем да и вообще поможет скрасить одинокий вечер. Антидепресант своего рода, знакомитесь общайтесь и радуйтесь жизни.

        Иначе тайм-менеджмент может только демотивировать персонал, а отчеты - не всегда соответствовать действительности. Если менеджмент относится к хронометражу как к формальности, сотрудники перестают уважать начальство, которому "нечего делать, как только заставлять людей заниматься ненужными вещами". С другой стороны, слишком жесткий учет времени может стать пугалом для сотрудников: они начинают тратить меньше времени на вещи, полезность которых сложнее объяснить в отчете - подготовку к работе, развитие, учебу.

        Необходимо заметить, что в некоторых видах деятельности жесткий учет времени не нужен или даже невозможен. Прежде всего в творчестве. Не нужен этот инструмент для оценки однородной работы - например, рабочих на конвейере, ведь количество времени, затрачиваемого на рутинные операции, всегда приблизительно одинаково. Хронометраж неуместен и там, где эффективность работы может быть измерена лишь по результатам - скажем, в отношении менеджеров про продажам. Как подчеркивает Павел Безручко, учет времени наиболее полезен в проектной работе, когда деятельность сотрудников разнородна и органичена во времени. Но не для инновационных проектов - из-за отсутствия соответствующего опыта для анализа и оценки.

        По словам Глеба Архангельского, необходимо учитывать, что многих сотрудников демотивируют жесткие временные рамки, необходимость отчитываться в каждом своем действии. В этом случае имеет смысл несколько эти рамки расширить. Например, можно контролировать не каждое действие, а выполнение какой-то задачи. Тогда человек ориентируется на результат и чувствует себя более свободным.

        И вообще, как говорят специалисты по тайм-менеджменту, 20 - 30% времени человек все равно тратит нецелесообразно.

Опубликовано с разрешения